1 juli 2021 - Jan Delvaux is hoofd kwaliteitsmanagement bij A-kwadraat. Hij volgt de productkwaliteit van dichtbij op, zodat alles veilig verloopt en de kwaliteit wordt gegarandeerd. Maar een kwaliteitsbeleid gaat veel verder, de inspanningen die we daarrond leveren mondden dit jaar uit in een EFQM-erkenning.
Jan Delvaux: “Van opleiding ben ik bio-ingenieur. Veel medestudenten werden procesingenieur in een chemisch bedrijf of voedingsbedrijf. Dat is niets voor mij. Ik zag een vacature als projectingenieur bij A-kwadraat (toen nog Amival) en het sociale karakter sprak me aan. Na een paar jaar werd ik hoofd kwaliteitsmanagement. Sinds 2013 kom ik elke dag vanuit Hasselt naar Turnhout.”
Wat is jouw rol als hoofd kwaliteitsmanagement?
“De meeste aandacht gaat naar productkwaliteit. Ik moet zorgen dat alle regels worden toegepast, met name de normen en wetgeving waaraan we moeten voldoen. Afhankelijk van de sector zijn die meer of minder strikt. Producten die in de business units Health en Food worden gemaakt, worden natuurlijk dichtbij opgevolgd. Waarom? Daar gaat het niet alleen over ‘zijn klanten tevreden met de geleverde kwaliteit’, maar ook over ‘hoe veilig en performant is het product voor de consument’.”
Want A-kwadraat heeft certificaten voor bepaalde normen?
“Ja, op een bepaald moment hebben we daarvoor gekozen, en het was ook een klanteneis. Het zorgt ervoor dat we bepaalde producten mogen verwerken. In de hele flow – van de aankomst tot het buitengaan van het product – moeten we fysieke controles uitvoeren.
Wat houden die controles concreet in?
“Zoals gezegd: dat hangt heel erg af van de business unit. We doen een ingangscontrole in het magazijn: hoe komt het product binnen? Is het beschadigd of gecontamineerd? Voor geneesmiddelen moet die controle verplicht door de kwaliteitsdienst worden uitgevoerd. In die sector is fraude een belangrijk risico, we moeten controleren of er onderweg niets is gebeurd met de geneesmiddelen.
Dan gaan de producten naar de werkplaats. Daar doen we registraties bij de opstart, in het begin van de dag, na elke pauze en op het einde van de dag. Na een onderbreking kan het gebeuren dat mensen nog even met hun hoofd elders zijn, dus dat zijn momenten waarop wat vaker foutjes kunnen voorkomen. Al die registraties komen in een batch record en dat komt uiteindelijk naar de kwaliteitsdienst.
Helemaal op het einde wordt de pallet in het magazijn een laatste keer gecontroleerd: ziet alles er netjes uit? Is de palletbrief correct? Als alles in orde is, dan geven we de batch vrij.”
Gebeuren er regelmatig fouten?
“In mijn tijd bij A-kwadraat zijn er nog geen grote incidenten gebeurd. De meeste fouten worden in productie al opgemerkt of een klant laat bijvoorbeeld weten dat er een paar producten zonder etiket zijn. Bij controle van de batch records merken we wel dat er soms hiaten zijn. Vele weken of maanden later moeten we nog altijd kunnen begrijpen wat er staat, want ook van problemen die dan pas aan het licht komen, moeten we kunnen zoeken naar de oorzaak.”
Het kwaliteitsbeleid van A-kwadraat is breder dan de normen. Kan je daar iets meer over vertellen?
“Ons kwaliteitsbeleid heeft 7 pijlers of basisprincipes, bijvoorbeeld ‘besluitvorming op basis van bewijs’ en ‘betrokkenheid van medewerkers’. Ze zijn een toetssteen voor al onze acties. Net zoals een organisatiecultuur moeten die principes ingesleten geraken in de organisatie, zodat er in elke beslissing bewust mee wordt omgegaan.
Een voorbeeld: een van de pijlers is ‘continu verbeteren’. Dat kan gebeuren op verschillende niveaus. Om aan een kwaliteitsnorm te voldoen, hebben we processen. Stel dat we iets over het hoofd hebben gezien, dan gaan we dat onderzoeken en passen we de processen aan. Op organisatieniveau hebben we onze missie die de basis is voor onze strategische en operationele doelstellingen. Ook daar gaan we regelmatig kijken hoe het loopt en waar er moet worden bijgestuurd . Dat is niet altijd even tastbaar of concreet, maar ook daar is continu verbeteren van belang.
Ik merk dat de principes wel gedragen zijn in de organisatie. We hebben een grote mix van mensen en persoonlijkheden, sommigen denken heel conceptueel, anderen gevoelsmatig of doelgericht of voorzichtig of kritisch. Die combinatie van mensen leidt tot goeie beslissingen.”
Recent is A-kwadraat ‘recognised by EFQM’, een internationaal kwaliteitslabel. Maakt jou dat trots?
“Uiteraard ben ik fier dat ik daar deel van mocht uitmaken. Ik ben van in een vroeg stadium betrokken geweest, maar het is echt wel organisatiebreed: aan zo’n erkenning moet iedereen meewerken, anders lukt het niet. Ik merk ook dat het in mijn netwerk wordt opgepikt en dat toont dat een een prestatie is waar we als organisatie wel echt trots op mogen zijn.”
EFQM gaat ook over continu verbeteren. Op welk vlak kan A-kwadraat nog groeien, denk je?
“Een bedrijf wordt opgebouwd rond kernprocessen. Bij A-kwadraat hebben we er twee. Enerzijds de diensten die we leveren aan onze klanten, anderzijds onze medewerkers opleiden en helpen opstromen. Allebei vragen ze de nodige aandacht en ik denk dat we nog kunnen groeien in de juiste balans vinden. Klanten zetten druk op het eerste proces: producten moeten op tijd en kwaliteitsvol worden geleverd. Voor het tweede proces is de overheid onze opdrachtgever en dat wordt vanop een veel hoger niveau opgevolgd. Ik denk dat de sleutel opnieuw ligt bij de mix van mensen die de primaire processen behartigen, sommigen zijn operationeel gedreven, anderen zijn meer mensgericht.
Ook op het vlak van digitalisering kunnen we nog verbeteren. Vorig jaar startten we met SciLife, en dat werken we nog verder uit. Die software zorgt er bijvoorbeeld voor dat een aantal processen worden geautomatiseerd. In plaats van een document op te stellen, door te mailen naar de reviewer en vervolgens naar de toezichter, het af te printen en bij iedereen langs te gaan voor een handtekening, gebeurt dat nu allemaal in SciLife. Dat is minder werk en verhoogt de conformiteit.
Er komt ook een nieuw ERP-systeem dat een impact zal hebben op de productie zelf: hoe producten binnenkomen, worden gescand, digitaal worden vrijgegeven. Ik geloof dat het zal zorgen voor snellere processen en minder fouten.”
